23: Alcanza tus metas: Cómo organizar tu día con flexibilidad y motivación.

Si estás iniciando un proyecto que te importa, probablemente ya tienes claridad sobre para qué lo estás haciendo, cuál es tu motivación. Quizá has definido un plan, con objetivos, ciertas metas a alcanzar y actividades.

¿Qué sucede si este proyecto es un poco complejo o si estás haciendo otras actividades en paralelo? Quizá surgen cosas inesperadas, sientes que no avanzas y que no cumples lo que te has prometido cuando iniciaste tu proyecto.

En este episodio, te brindo cinco recomendaciones para que tú decidas cómo organizarte y encontrar tu propia manera de avanzar y completar tu proyecto.

Sabes para qué iniciaste tu proyecto. Tienes un plan, pero no siempre lo cumples porque aparecen cosas que no habías previsto o simplemente no sabías todo lo que implicaba ese proyecto; es decir, surgieron nuevas actividades.

Quizá estás con la actitud de “así es la vida” y piensas en dejar que tu proyecto avance poco a poco – pero no avanzará solo – o te preguntas cómo puedes hacerlo mejor.

¿Cómo te puedes organizar, de manera que mantengas la motivación y sientas confianza de que estás avanzando?

Antes de iniciar, te pido indagar dentro de ti,

¿Cómo llegaste a la conclusión de que necesitas organizarte?

¿Lo haces para poder “hacer más”, con mayor productividad o eficiencia?

¿O para vivir mejor porque quieres alcanzar tus metas con confianza y disfrutar?

Siempre pueden ocurrir cosas que no esperas. Será necesario que adoptes un enfoque flexible para ajustar lo que sea necesario, sin sentirte mal, sin “echarte la culpa” de que eres o no eres eficiente.

Ten presente que organizarte es un medio, no un fin por sí mismo.

 No lo hagas para sentir ¡qué bien me organizo!, sino ¡soy consciente de que estoy al mando de mi proyecto!

¡Lo que he planeado, lo puedo hacer realidad!

Ahora, te comparto cinco recomendaciones para que tú decidas cómo organizarte porque, si tu proyecto es realmente importante para ti, encontrarás tu manera de avanzar. 

1. Ordena tu entorno.

Esto implica no solo tener un espacio limpio y cómodo para trabajar, sino que sepas dónde puedes encontrar cada cosa que necesitas para tu proyecto:

Tener orden, deshacerte de lo que no te sirve e identificar tus herramientas. 

Me refiero a tu escritorio, tu oficina, tu computadora, tus archivadores físicos, carpetas digitales, etc.

Y el orden se refleja en una mente en calma. Te permite remover posibles obstáculos, liberar energía para enfocarte en lo importante.

2. Prioriza con criterios claros. 

Para esto te recomiendo pensar en la contribución de cada actividad para alcanzar tu meta y esa contribución puede ser el “valor” de cada actividad, su razón de ser.

Porque algunas actividades pueden ser interesantes, pero si tienes muchas cosas en paralelo, no necesitas hacerlas ahora.

Otro punto es el esfuerzo que implica realizar esa actividad, en términos de tiempo y recursos. 

¿Realmente vale la pena hacerla así como crees?

 Y si eres perfeccionista y le das vueltas a las cosas antes de decir que has terminado, escucha:

 ¿Cuál es el beneficio adicional que traerá ese tiempo extra que dedicas a la actividad para alcanzar tu meta? 

Cuando te hablo sobre contribución y esfuerzo, estoy hablando de dos criterios para definir qué es importante. 

Define los criterios que tú usarás para priorizar porque cada persona es distinta.

Y si aparecen cosas urgentes, identifica qué debes hacer precisamente tú. 

Porque quizá algunas actividades las pueden hacer otras personas y puedes pedir ese apoyo.

3. Ejecuta y reconoce tu progreso.

Realiza tus actividades y que quede una evidencia.

Lo usual es tener una lista de pendientes, post-it en distintos lugares o notas digitales en el escritorio de tu laptop.

Yo acostumbraba escribir mis notas y después de hacer lo que estaba ahí escrito, rompía las notas y las botaba. En ese momento, me sentía bien con eso.

Sin embargo, ¿qué pasaba con lo que había hecho? No quedaba rastro.

En cambio de los pendientes, sí había y todavía hay… 

Siempre habrá pendientes, cosas que quieres pero no has tenido el tiempo de hacer. Entonces, esa lista de pendientes puede ir creciendo y te puede originar la sensación de que no haces lo suficiente y estrés porque piensas que no llegarás a tus metas.

¿Tienes una lista de lo que has avanzado?

La idea no es tener listas y listas, pero sí es importante que registres lo que planificas y lo que has avanzado. 

Entonces, celebra tus avances, ya sea con una frase de ánimo o un pequeño gesto hacia ti. Así reforzarás tu motivación.

4. Evalúa con apertura. 

Al final del día, reflexiona sobre lo avanzado y las circunstancias que te ayudaron o afectaron para cumplir lo que habías propuesto.

Esto significa reconocer qué hiciste lo que pudiste y avanzaste; que a pesar de tu mejor esfuerzo, no todo dependía de ti; y que aprendes.

Veamos qué puedes evaluar usando el criterio de esfuerzo, que tenía dos elementos: tiempo y recursos.

Con respecto al tiempo:

¿Cuánto tiempo te tomó hacer ciertas actividades?

Eso te permitirá programar mejor la próxima vez (sobre todo si realizas actividades recurrentes) porque quizá tus expectativas eran muy distintas a la realidad.

Con respecto a recursos:

¿Qué nuevas herramientas necesitas utilizar?

¿Necesitas ayuda? ¿A quién podrías pedírsela?

¿Qué necesitas aprender para hacer mejor tus actividades o de manera diferente?

Ahora te pido, incluir un nuevo criterio para evaluar tu progreso:

el disfrute o la energía que sientes.

¿Qué te gustó hacer realmente? ¿Cuánta energía sentiste al hacer cada actividad?

¿Cuándo sentiste “motivación intensa”?

Una actividad puedes hacerla de distintas maneras.

Por ejemplo, yo puedo preparar el contenido de mi podcast escuchando una música agradable en mi biblioteca, por la tarde, o puedo hacerlo en silencio en la sala, por la noche.

¿Cuál me tomará menos tiempo? ¿Cuál disfrutaré más?

5. Ajusta y define nuevas prioridades.

Al hacer esa evaluación te darás cuenta que estás aprendiendo y te conoces mejor. 

Entonces, puedes: 

 -revisar tus prioridades, lo que puedes retomar o iniciar al día siguiente,

-definir cómo realizar las actividades,

-decidir qué harás tú y qué puedes delegar, y

-revisar tu planificación general del proyecto (si es necesario)

¿Qué medio te sirve para registrar lo que priorizas, tu progreso y tu evaluación?

Más que la tecnología o la herramienta que uses, lo importante es que te acostumbres a esta práctica de ordenar, priorizar, reconocer tu progreso, evaluar y ajustar. Eso es planear de manera flexible.

Incluso, si hoy organizas tu escritorio y dejas todo libre para iniciar el día siguiente, ya estás avanzando. Estás en camino para formar un hábito.

Sobre el medio de registro, puedes usar un cuaderno o agenda, hojas sueltas que guardas en un archivador (y después puedes escanear para conservarlas), un archivo electrónico u otra herramienta digital. 

Lo importante es que crees tu propia estructura para priorizar las actividades, definir las dos o tres actividades que harás en un día, los bloques de tiempo que usarás y separes el momento para la evaluación y el ajuste.

En mi caso, yo usaba un cuaderno, hojas y ahora estoy migrando a Google Sheets.

En paralelo, uso el calendario de Google para programar mis eventos, tareas y bloquear mis tiempos. Tengo tres calendarios asociados a mi calendario personal. Esto me ayuda a tener una vista general de mis actividades, recibir recordatorios y reprogramar con facilidad desde mi celular.

Ahora, una recomendación final: Simplifica

Tú puedes escoger el medio que mejor se te acomode e ir variando, como yo lo estoy haciendo.

El objetivo de la organización es que puedas alcanzar tus metas en orden, con flexibilidad y confianza. 

Por tanto, si sientes que tu sistema de organización se está volviendo muy complejo y te origina estrés, simplifica lo más posible, pero quédate con los principios:

-Ordena

-Prioriza con tus criterios

-Reconoce tu progreso

-Evalúa y aprende

Así como tú decidiste iniciar ese proyecto importante, eres capaz de organizarte para poder concluirlo y alcanzar tus metas.

Te acompaño, con respeto, para que puedas transformar tu vida.

¡Tú puedes!

Si prefieres que te cuente este episodio en video, puedes dar clic 👇